Was ein IT-Berater kostet, und warum der Tagessatz nur die halbe Wahrheit ist

Der Tagessatz als Black-Box

Wer IT-Beratung einkauft, bekommt früher oder später eine Zahl genannt: einen Tagessatz. Zwischen 800 und 2.500 Euro ist im deutschen Markt alles vertreten, manchmal für scheinbar ähnliche Leistungen. Woher diese Unterschiede kommen, erklären die wenigsten Berater freiwillig.

Das ist kein Zufall. Intransparenz schützt Margen. Wer nicht versteht, wie ein Preis entsteht, kann ihn nicht einordnen. Man verhandelt am falschen Hebel oder vergleicht Äpfel mit Birnen.

Wie IT-Beratungspreise kalkuliert werden

Der Tagessatz ist das Grundelement jeder Beratungskalkulation. Er folgt einer klaren Logik, auch wenn diese selten offen kommuniziert wird.

Ausgangspunkt: Kosten des Beraters

Basis ist immer, was ein Berater intern kostet. Bei festangestellten Beratern rechnet eine Firma rückwärts: Jahresgehalt plus Nebenkosten (Sozialabgaben, Weiterbildung, Vertrieb, Infrastruktur, Verwaltung) ergeben die Vollkosten. Hinzu kommt eine Gewinnmarge.

Typische Faustformel in der Branche: Der fakturierbare Tagessatz liegt beim 2,5- bis 4-fachen des internen Tageskostensatzes eines Mitarbeiters. Bei Freiberuflern fällt dieser Overhead weg. Dafür tragen sie das unternehmerische Risiko selbst, was sich ebenfalls im Satz widerspiegelt.

Auslastungsannahme

Nicht jeder Tag ist ein bezahlter Tag. Vertrieb, Angebotserstellung, Urlaub, Krankheit, interne Projekte: Ein Berater ist realistisch zu 60 bis 75 Prozent fakturierbar. Das verbleibende Viertel bis Drittel muss über den Tagessatz mitfinanziert werden.

Projektgröße und Rabattlogik

Einzeltage sind teuer. Wer Planungssicherheit liefert, bekommt bessere Konditionen.

Planungssicherheit hat für Beratungsfirmen echten Wert. Ressourcen können fest eingeplant, Kapazitäten gezielt geblockt werden. Seriöse Anbieter geben diesen Vorteil weiter.

Seniorität und Spezialisierung

Ein Generalistenprofil ist günstiger als tiefes Branchen-Know-how kombiniert mit Projekterfahrung. Wer einen Berater sucht, der IT und Business versteht, Projekte eigenverantwortlich steuert und keine Einarbeitungszeit braucht, zahlt mehr pro Tag. Spart aber oft Wochen im Projektverlauf.

Overhead bei großen Häusern

Große Beratungshäuser haben hohe Fixkosten: Prestige-Büros, umfangreiche Back-Office-Strukturen, globale Karriereprogramme, aufwändige Zertifizierungsprozesse. All das fließt in den Tagessatz ein, auch wenn nichts davon direkt Ihrem Projekt zugute kommt.

Tagessatz, Festpreis oder Paket: Wann was sinnvoll ist

Neben dem reinen Tagessatz gibt es weitere Preismodelle, die je nach Projekttyp unterschiedlich gut passen.

Tagessatz (Time & Material) eignet sich für Vorhaben mit offenem Scope, wenn zu Beginn noch nicht klar ist, wie viele Tage welche Themen brauchen. Das Risiko liegt beim Auftraggeber: Wer nicht steuert, zahlt länger.

Festpreis ist sinnvoll, wenn Ergebnis und Umfang klar definiert sind. Der Anbieter trägt das Risiko und kalkuliert es ein. Festpreise sind deshalb selten günstiger als T&M, aber sie schaffen Planungssicherheit für beide Seiten.

Pakete sind die konsequente Weiterentwicklung des Festpreisgedankens: ein definiertes Team, ein klar abgegrenztes Ziel, eine Laufzeit und ein Preis, der all das zusammenfasst. Das funktioniert besonders gut bei Entwicklungsprojekten, bei denen Ergebnis und Methodik von Anfang an feststehen.

Der Vorteil: Kein Zählen von Einzeltagen, kein Scope-Creep-Risiko. Der Auftraggeber weiß, was er bekommt und was es kostet. Die Beratung kann mit einem eingespielten Team effizient arbeiten, ohne jeden Tag neu zu koordinieren.

Was bei Ekstend hinter den Zahlen steckt

Ekstend ist eine kleine Beratung mit schlanker Struktur: keine Niederlassungen in fünf Ländern, kein aufgeblähter Middle-Management-Unterbau. Das hält die Kostenstruktur schlank und damit die Preise realistisch.

Unsere Preise entstehen aus drei Faktoren.

Erfahrung der eingesetzten Person. Wir setzen auf Berater mit echter Projekterfahrung. Kein Learning on the Job auf Kundenkosten. Das hat seinen Preis, aber dieser Preis landet im Projekt, nicht im Overhead.

Art der Leistung. Strategische Beratung und operative Projektsteuerung werden unterschiedlich bepreist, weil Aufwand und Verantwortung unterschiedlich sind. Entwicklungsleistungen bieten wir als Pakete an, zum Beispiel den Ekstend Digital Sprint: vier Wochen, dediziertes Team, funktionsfähiger Prototyp, Festpreis. Klarer Scope, klares Ergebnis, kein Tagessatz-Zählen.

Volumen und Laufzeit. Größere Projekte oder fest geplante Engagements geben uns Planungssicherheit, die wir in Form günstigerer Konditionen weitergeben.

Unsere Preise finden Sie transparent auf ekstend.de/leistungen. Was dort steht, ist keine Verhandlungsauftakt-Zahl, sondern ein ehrlicher Orientierungsrahmen.

Wenn Sie wissen möchten, welches Modell für Ihr Vorhaben passt, sprechen Sie mit uns. Ohne Verkaufsgespräch, ohne Folgeverbindlichkeit.