Impfmanagementsystem für 10 Mio. Bürger:innen: Go-Live in 6 Wochen
Wie das Bayerische Impfmanagementsystem BayIMCO in Rekordzeit über 100 Impfzentren und 7.000 Mitarbeitende vernetzte
Auf einen Blick
Aufbau eines landesweiten Impfmanagementsystems unter extremem Zeitdruck, mit heterogenen Datenquellen und dynamisch wechselnden Anforderungen.
Technische Leitung und Beratung als Senior Management Consultant: von der Ausschreibung über die Architekturentscheidung bis zur Koordination externer Dienstleister im laufenden Betrieb.
Erfolgreicher Go-Live nach nur sechs Wochen. Das System verwaltete über 100 Impfzentren, koordinierte 7.000+ Mitarbeitende und erreichte ca. 10 Millionen Bürger:innen.
Ausgangssituation
Anfang 2021 stand Bayern vor einer enormen Aufgabe: Die COVID-19-Impfkampagne musste innerhalb kürzester Zeit landesweit organisiert werden. Das Bayerische Staatsministerium für Gesundheit und Pflege (StMGP) benötigte eine zentrale Softwareplattform, die alle Teile der Kampagne abbildet: von der Impfstoffverteilung und Terminvergabe über die Steuerung der Impfzentren bis zur Koordination tausender Mitarbeitender.
Die bestehenden Prozesse und Systeme waren für eine Aufgabe dieser Größenordnung schlicht nicht ausgelegt. Das Ministerium suchte einen erfahrenen Partner, der sowohl die technische Komplexität als auch die politische Sensibilität des Vorhabens verstand, und in einem sich täglich verändernden Umfeld handlungsfähig blieb.
Herausforderung
Die zentrale Schwierigkeit lag nicht in einer einzelnen technischen Fragestellung, sondern in der Gleichzeitigkeit mehrerer kritischer Faktoren:
- Extremer Zeitdruck: Zwischen Projektstart und erforderlichem Go-Live lagen nur sechs Wochen. Jeder Tag Verzögerung hätte die Impfkampagne direkt beeinträchtigt.
- Heterogene Datenlandschaft: Daten aus verschiedensten Quellen (Meldesysteme, Logistikpartner, Impfstoffhersteller) mussten in Echtzeit zusammengeführt und konsistent verarbeitet werden.
- Dynamische Anforderungen: Politische Entscheidungen, neue Impfstoff-Zulassungen und sich ändernde Priorisierungsregeln erforderten ständige Anpassungen der Plattform, teilweise innerhalb von Stunden.
- Koordination vieler Beteiligter: Externe Softwaredienstleister, interne Ministeriumsabteilungen, Impfzentren vor Ort und weitere Stakeholder mussten unter Hochdruck synchronisiert werden.
Bisherige Versuche, die Kampagne mit bestehenden Mitteln zu koordinieren, stießen schnell an ihre Grenzen. Es wurde klar, dass nur ein maßgeschneidertes System die Anforderungen erfüllen konnte.
Vorgehensweise
Als Senior Management Consultant übernahm Ekstend die technische Leitung und strategische Beratung für das gesamte Vorhaben. Statt eines starren Wasserfall-Ansatzes setzten wir auf ein iteratives Vorgehen, das der Dynamik der Situation gerecht wurde. Durch wöchentliche (zeitweise tägliche) Abstimmungsrunden mit Ministerium, Dienstleistern und operativen Teams blieb das Projekt trotz permanenter Anforderungsänderungen auf Kurs.
Ausschreibung & Evaluierung
Definition der funktionalen und technischen Anforderungen, Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und Evaluierung der eingegangenen Angebote. Entscheidung für eine Microservices-Architektur mit Kombination aus On-Premise- und Cloud-Komponenten.
Architektur & Datenintegration
Festlegung der Systemarchitektur für Skalierbarkeit und Datenschutz. Konzeption der Integrationsschnittstellen für heterogene Datenquellen (Meldesysteme, Logistikpartner, Impfstoffverteilung).
Implementierung & Koordination
Steuerung der externen Entwicklungsteams in agilen Sprints. Parallele Entwicklung der Kernmodule: Impfzentrumsverwaltung, Mitarbeiterkoordination, Impfstofflogistik und Reporting. Kontinuierliche Anpassung der Projektstrategie an neue Rahmenbedingungen.
Go-Live & Produktivbetrieb
Erfolgreicher Launch des Systems nach sechs Wochen mit anschließender fortlaufender Betreuung. Implementierung zusätzlicher Funktionen für Datenanalyse, Berichterstattung und optimierte Kommunikation mit den Impfzentren.
Lösung
Das entwickelte Bayerische Impfmanagementsystem (BayIMCO) basiert auf einer modernen Microservices-Architektur, die Flexibilität und Skalierbarkeit in den Vordergrund stellt. Jede Technologieentscheidung wurde dabei direkt an die operativen Anforderungen der Impfkampagne geknüpft:
- React & Next.js für die Benutzeroberflächen. Schnelle, responsive Anwendungen für Impfzentren und Verwaltung, die auch unter Hochlast stabil laufen.
- Express.js & Node.js als Backend-Framework, ermöglichte die schnelle Entwicklung und Anpassung von API-Endpunkten, was bei den häufigen Anforderungsänderungen entscheidend war.
- Für die Datenhaltung kam CouchDB/PouchDB zum Einsatz. Die Offline-Fähigkeit stellte sicher, dass Impfzentren auch bei instabiler Internetverbindung arbeitsfähig blieben.
- Keycloak für Identitäts- und Zugriffsmanagement, rollenbasierte Zugriffskontrolle für über 7.000 Mitarbeitende mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen.
- Amazon Web Services (AWS) als Cloud-Infrastruktur. In Kombination mit On-Premise-Komponenten konnte das System bei Lastspitzen wachsen, ohne die Datenschutzanforderungen zu verletzen.
- Alle Microservices und externen Datenquellen kommunizierten über standardisierte REST-Schnittstellen.
Ergebnisse
Das Bayerische Impfmanagementsystem ging nach nur sechs Wochen Entwicklungszeit erfolgreich in den Produktivbetrieb. Was als Notfall-Projekt unter extremem Zeitdruck begann, entwickelte sich zu einer stabilen Plattform, die den gesamten Verlauf der bayerischen Impfkampagne trug.
Das System verwaltete über 100 Impfzentren im gesamten Freistaat und koordinierte mehr als 7.000 Mitarbeitende, von der Terminvergabe über die Impfstofflogistik bis zur Nachverfolgung. Die Zielgruppe umfasste rund 10 Millionen Bürger:innen in Bayern.
Durch die agile Vorgehensweise und die enge Abstimmung aller Beteiligten konnten auch nach dem Go-Live fortlaufend neue Funktionen implementiert werden: erweiterte Datenanalysen, differenziertes Reporting und optimierte Kommunikationskanäle zu den Impfzentren. Die Architekturentscheidungsprotokolle (ADRs) sicherten dabei die Nachvollziehbarkeit aller technischen Entscheidungen und bilden die Grundlage für zukünftige Weiterentwicklungen.
Wochen bis zum Go-Live
Verwaltete Impfzentren
Koordinierte Mitarbeitende
Erreichte Bürger:innen
Ohne die strukturierte Koordination und technische Leitung durch Ekstend wäre ein Go-Live in diesem Zeitrahmen nicht realisierbar gewesen. Die Fähigkeit, in einem sich täglich ändernden Umfeld den Überblick zu behalten und alle Beteiligten synchron zu halten, war entscheidend für den Projekterfolg.
Erkenntnisse
Die wichtigste Erkenntnis: In Krisensituationen entscheidet eben nicht die perfekte Planung, sondern die Fähigkeit zur schnellen, koordinierten Anpassung. Das Projekt hat gezeigt, dass auch im öffentlichen Sektor agile Methoden unter Extrembedingungen funktionieren, wenn Entscheidungswege kurz gehalten und alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet werden.
Ohne ADRs (Architecture Decision Records) wäre jede spätere Anpassung ein Blindflug gewesen.
In einem Projekt mit dieser Geschwindigkeit und so vielen Beteiligten braucht es nachvollziehbare Entscheidungsdokumentation. Das hat sich hier bestätigt.
Für vergleichbare Projekte im öffentlichen Sektor empfehlen wir: Die Koordinationsrolle nicht unterschätzen. Die größte Gefahr in solchen Vorhaben ist ja nicht die Technik, sondern dass Teams, Dienstleister und Entscheider aneinander vorbeiarbeiten. Ein dedizierter Senior Management Consultant als zentrale Schnittstelle kann hier den Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern ausmachen.
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